KI-Agenten im Mittelstand: Wenn Copilot nicht nur antwortet, sondern Aufgaben übernimmt.

Vom Assistenten zum Agenten

Ein klassischer KI-Assistent wie Copilot beantwortet eine Frage und ist fertig. Die Steuerung bleibt komplett beim Menschen. Ein KI-Agent geht einen Schritt weiter: Er verfolgt ein definiertes Ziel über mehrere Arbeitsschritte hinweg. Er nimmt einen Auslöser entgegen (eine E-Mail, eine Anfrage, einen Zeitplan), zerlegt die Aufgabe, holt sich die nötigen Informationen aus euren Systemen und liefert ein fertiges Arbeitsergebnis zur Freigabe.

Der Mensch verschwindet dabei nicht aus dem Prozess, er wechselt die Rolle: von der Fleißarbeit in die Aufsicht. Genau diese menschliche Aufsicht ist übrigens auch die Erwartungshaltung des EU AI Act an verantwortungsvollen KI-Einsatz.

Was Microsoft dafür bereitstellt

Für Microsoft-365-Umgebungen gibt es zwei zentrale Bausteine. Agenten für Microsoft 365 Copilot erweitern den Standard-Copilot um spezialisiertes Wissen und definierte Fähigkeiten, etwa einen Agenten, der ausschließlich auf Basis eurer QM-Dokumentation antwortet. Microsoft Copilot Studio ist das grafische Low-Code-Werkzeug, mit dem solche Agenten gebaut, getestet und veröffentlicht werden: Wissensquellen anbinden, Abläufe definieren, Kanäle wie Teams oder Website auswählen.

Das Entscheidende für den Mittelstand: Es braucht dafür kein Entwicklungsteam. Was früher ein Individualsoftware-Projekt war, ist heute Konfigurationsarbeit, die Anbindung an SharePoint, Teams und Co. inklusive, und die Berechtigungen eures Tenants gelten auch für den Agenten.

Realistische Einsatzszenarien

Gut funktionieren heute klar umrissene, wiederkehrende Abläufe mit definierten Datenquellen. Vier Muster sehen wir besonders häufig:

• Service- und Supportanfragen: Der Agent kategorisiert eingehende Anfragen, schlägt Lösungen aus der Wissensdatenbank vor und bereitet die Antwort für den Mitarbeiter vor.
• Angebotsvorbereitung: Aus Anfrage, Preisliste und früheren Angeboten entsteht ein strukturierter Angebotsentwurf. Der Vertrieb prüft, passt an und versendet.
• Berichtswesen: Wöchentliche Status- oder Projektberichte werden aus Teams, Planner und SharePoint zusammengestellt statt mühsam eingesammelt.
• Interne Wissensauskunft: Ein Agent beantwortet wiederkehrende Fragen zu Prozessen, Richtlinien oder Produkten, rund um die Uhr und immer auf Basis der aktuellen Dokumente.

Die Hausaufgaben davor

Agenten sind nur so gut wie die Datenbasis, auf der sie arbeiten. Drei Voraussetzungen entscheiden über Erfolg oder Frust: Erstens saubere, aktuelle Ablagen, denn ein Agent, der auf veraltete Preislisten zugreift, produziert selbstbewusst falsche Angebote. Zweitens korrekte Berechtigungen, denn der Agent arbeitet im Rahmen der vergebenen Zugriffsrechte; zu weit gefasste Freigaben werden durch Automatisierung nicht besser, sondern schneller. Drittens klare Verantwortlichkeiten: Wer gibt Ergebnisse frei, wer pflegt die Wissensquellen, wer schaltet den Agenten ab, wenn etwas schiefläuft?

Unser Rat: mit einem einzigen, gut messbaren Use Case starten (etwa der internen Wissensauskunft) und erst nach vier bis acht Wochen Pilotbetrieb erweitern. Ein Copilot Readiness Check vorab stellt sicher, dass Datenstruktur und Berechtigungen das Fundament tragen.