Exchange Server: Das Support-Ende ist Realität. Das sind deine Optionen.

Die Lage: keine Updates mehr, keine Ausreden

Microsoft hat den Zeitplan lange kommuniziert: Support-Ende für Exchange Server 2016 und 2019 am 14. Oktober 2025, dazu ausnahmsweise ein einmaliges Extended-Security-Update-Fenster bis zum 14. April 2026. Beides ist vorbei. Läuft in deinem Unternehmen noch einer dieser Server, erhält er keine Sicherheitsupdates mehr, egal, was passiert.

Warum das brisanter ist als bei mancher anderen Software: Exchange-Server sind aus dem Internet erreichbar, halten das komplette E-Mail-Archiv des Unternehmens und gehören seit Jahren zu den beliebtesten Zielen professioneller Angreifer. Ein ungepatchter Exchange ist kein Risiko, das man 'noch ein Jahr mitschleppt', sondern ein offenes Fenster mit Firmenschild dran.

Option 1: Exchange Online, der Weg für die meisten

Für die große Mehrheit der kleinen und mittleren Unternehmen ist die Migration zu Exchange Online in Microsoft 365 der sinnvollste Schritt. Die Argumente: keine eigene Server-Hardware und -Wartung mehr, Sicherheitsupdates und Spam-/Phishing-Schutz aus der Cloud, große Postfächer und Archivierung inklusive, und die E-Mail-Umgebung ist automatisch die Grundlage für Teams, Copilot und alles, was danach kommt. Exchange Online steckt bereits in jedem Microsoft-365-Business-Plan; wer M365 ohnehin nutzt, bezahlt den alten Server doppelt.

Option 2: Exchange Server SE, wenn es on-premises bleiben muss

Für Unternehmen, die E-Mail aus regulatorischen oder organisatorischen Gründen im eigenen Haus betreiben müssen, gibt es die Exchange Server Subscription Edition (SE), seit Oktober 2025 die einzige unterstützte On-Premises-Variante. Technisch entspricht sie weitgehend Exchange 2019 mit aktuellem Stand; von Exchange 2019 ist ein In-Place-Upgrade möglich. Der wichtigste Unterschied ist das Lizenzmodell: SE erfordert Abonnement-Lizenzen oder Lizenzen mit aktiver Software Assurance. Das klassische 'einmal kaufen, zehn Jahre betreiben' ist Geschichte.

Ehrlich gerechnet lohnt sich SE fast nur noch für Spezialfälle. Laufende Lizenzkosten plus Hardware, Backup, Patching und Know-how übersteigen für kleine Umgebungen schnell die Kosten der Cloud-Postfächer.

So läuft eine saubere Migration

Eine Exchange-Online-Migration ist ein planbares Projekt, kein Abenteuer, sofern die Reihenfolge stimmt:

• Bestandsaufnahme: Postfächer, Verteiler, freigegebene Postfächer, Anbindungen (Scanner, Fachanwendungen, Multifunktionsgeräte) und Domains erfassen.
• Zielbild und Lizenzen klären: Welche Pläne passen, was passiert mit Archiven und öffentlichen Ordnern?
• Migration in Wellen: erst Pilotpostfächer, dann Abteilungen. Die Nutzer arbeiten dabei weitgehend ungestört weiter.
• Altsystem sauber abschalten: DNS umstellen, Anbindungen umziehen, Server dokumentiert außer Betrieb nehmen, kein 'läuft halt noch mit'.