KI und Microsoft 365, verständlich erklärt.

Sammelbegriff für Systeme, die Aufgaben lösen, für die sonst menschliche Intelligenz nötig wäre – etwa Texte verstehen, Muster erkennen oder Entscheidungen vorschlagen. Im Büroalltag begegnet dir KI heute vor allem als Sprachassistent in Anwendungen wie Microsoft 365 Copilot.

KI, die neue Inhalte erzeugt statt nur zu analysieren: Texte, Bilder, Code oder Tabellen. Grundlage sind Modelle, die aus großen Datenmengen gelernt haben, wie plausible Inhalte aufgebaut sind.

Ein mit riesigen Textmengen trainiertes KI-Modell, das Sprache versteht und erzeugt. LLMs sind die Technik hinter Copilot, ChatGPT und ähnlichen Assistenten.

Die Eingabe, mit der du einer KI sagst, was sie tun soll. Je konkreter der Prompt (Ziel, Kontext, gewünschtes Format), desto besser das Ergebnis – gute Prompts sind eine erlernbare Arbeitstechnik.

Eine überzeugend formulierte, aber falsche KI-Antwort. Halluzinationen sind der wichtigste Grund, warum KI-Ergebnisse geprüft werden müssen, bevor sie nach außen gehen.

Teilgebiet der KI: Systeme lernen Muster aus Daten, statt Regel für Regel programmiert zu werden. Grundlage fast aller modernen KI-Anwendungen.

Die Menge an Information, die ein KI-Modell in einer Anfrage gleichzeitig verarbeiten kann – Anweisungen, mitgegebene Dokumente und Gesprächsverlauf. Je besser der Kontext (klare Aufgabe, relevante Unterlagen), desto besser die Antwort; ist das Fenster voll, 'vergisst' das Modell frühere Teile des Gesprächs.

Technik, bei der die KI vor dem Antworten gezielt in deinen Dokumenten nachschlägt und die Fundstellen in die Antwort einbezieht. So arbeitet z. B. Copilot mit deinen SharePoint-Inhalten – die Antworten basieren auf deinen Daten statt nur auf Trainingswissen.

Wiederverwendbare Fähigkeiten-Pakete für KI-Agenten: gebündelte Anleitungen, Vorlagen und Arbeitsschritte, die ein Agent bei Bedarf lädt, um eine Aufgabe nach euren Regeln zu erledigen – etwa 'Angebot im Firmenformat erstellen'. In Microsoft 365 verbinden Skills z. B. Copilot Cowork mit konkreten Aktionen.

Vision-Language-Modelle bzw. multimodale Modelle mit Videoverständnis: KI, die nicht nur Text, sondern auch Bilder und Videos interpretiert. Praktisch heißt das: Fotos vom Aufmaß, Diagramme oder Bildschirmaufnahmen können direkt analysiert und beschrieben werden.

Ein offener Standard, über den KI-Agenten sicher auf externe Werkzeuge und Datenquellen zugreifen – eine Art 'USB-Anschluss' für KI. Ein MCP-Server stellt Fähigkeiten wie Datenbankabfragen oder Fachanwendungen bereit; unterstützt wird der Standard u. a. in Microsoft Copilot Studio.

KI, die nicht nur antwortet, sondern mehrstufige Aufgaben selbstständig ausführt: Informationen sammeln, Entwürfe erstellen, Abläufe anstoßen – mit dem Menschen in der Aufsicht. In Microsoft 365 werden Agenten z. B. mit Copilot Studio gebaut.

KI-Nutzung ohne Wissen oder Freigabe des Unternehmens, etwa wenn Mitarbeitende Firmendaten in private Chatbot-Konten kopieren. Wirksamstes Gegenmittel: eine sichere offizielle Alternative plus klare Nutzungsregeln.

Anmeldung mit einem zweiten Faktor zusätzlich zum Passwort, z. B. per App-Bestätigung. MFA verhindert den Großteil aller Kontoübernahmen und ist die wichtigste Einzelmaßnahme für Cloud-Sicherheit.

Regelwerk in Entra ID, das Zugriffe kontextabhängig steuert: etwa Anmeldung nur von verwalteten Geräten, MFA-Pflicht außerhalb des Büros oder Blockade riskanter Anmeldeversuche.

Sicherheitsprinzip: keinem Zugriff wird automatisch vertraut, jeder wird geprüft – unabhängig davon, ob er aus dem Firmennetz kommt. Praktisch umgesetzt über Identitäten, Geräteprüfung und minimale Berechtigungen.

Betrugsversuche über gefälschte E-Mails oder Webseiten, die Zugangsdaten oder Zahlungen abgreifen wollen – inzwischen oft KI-generiert und kaum noch an Sprachfehlern erkennbar. Gegenmittel: technische Filter plus geschulte Mitarbeitende.

Die europäische KI-Verordnung. Sie teilt KI-Systeme in Risikoklassen ein und regelt Pflichten für Anbieter und Betreiber – von verbotenen Praktiken über Transparenzpflichten (ab August 2026) bis zu den Hochrisiko-Anforderungen (nach Verschiebung ab Dezember 2027).

Die Pflicht für Unternehmen, Mitarbeitende im KI-Einsatz ausreichend zu schulen – rollengerecht, vom Anwender bis zur verantwortlichen Führungskraft. Gilt bereits seit Februar 2025.

KI-Systeme in sensiblen Bereichen wie Bewerbungsverfahren, Personalentscheidungen oder Kreditvergabe. Für sie gelten nach dem EU AI Act strenge Pflichten zu Dokumentation, Aufsicht und Risikomanagement – anwendbar nach der Verschiebung durch das Digital-Omnibus-Paket ab Dezember 2027.

Die Datenschutz-Grundverordnung regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten. Verarbeitet ein Dienstleister (z. B. ein Cloud-Anbieter) Daten in deinem Auftrag, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).